Privatlivspolitik

  1. juli 2018

 Rootes Danmark dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede og legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Rootes Danmark er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Formand Ena Pedersen

Adresse: Dravedvej 6 B, 6240 Løgumkloster

CVR: 39 36 47 39

Telefonnr.: 2277 7439

Mail: formand@rootes.dk

Website: www.rootes.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som:
      • Navn
      • Adresse, postnr. og by
      • Indmeldelsesdato
      • Telefonnummer og/eller mobilnummer
      • e-mailadresse

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede og legitime interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra formål og legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede og som:

  • Udøvelse af medlemsaktivitet, herunder udsendelse af nyhedsbreve og andre informationer i henhold til foreningsformål.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af medlemsarrangementer, ture samt andre aktiviteter.
  • Levering af varer og ydelser.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen for opfyldelse af regnskabsloven.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med medlemsaktivitet med andre lignende organisationer kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og andre relevante oplysninger til den eller de pågældende organisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer i relevant omfang til relevante samarbejdspartnere.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring. 

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som bestyrelsesmedlemmer og arrangører.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. kontingentbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Bestyrelsesmedlemmer og arrangører:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. kontingentbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og arrangører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.